Politique de gestion des données personnelles

1. Définition

Dans le cadre du présent document, « nous » désigne la société PEOPULSE, située 16 avenue de l’agent Sarre, 92700 Colombes, SAS au capital de 100 000 euros, enregistrée au RCS de Nanterre sous le numéro 489 466 474.

PEOPULSE est une plateforme de gestion de l’intérim qui permet aux entreprises ayant recours à l’intérim (ci-après « Entreprises Utilisatrices » ou EU) de gérer les intérimaires (ci-après « Intérimaires ») en lien avec les agences d’emploi (ci-après « Entreprises de travail temporaire » ou ETT), en couvrant tout le processus de gestion, depuis l’expression du besoin jusqu’à la réception des factures.

Le terme « Données Personnelles » fait référence à toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Le terme « Utilisateur » fait référence à toute personne physique disposant d’un compte utilisateur sur le portail EU ou le portail ETT de la plateforme PEOPULSE.

Le terme « Intérimaire » fait référence à toute personne physique, intérimaire ou candidat à une mission d’intérim, au sein d’une entreprise de travail temporaire.

2. Objet et champ d’application

Depuis sa création en 2008, PEOPULSE a gagné la confiance de ses clients en faisant de la protection des données personnelles un enjeu majeur, notamment en mettant en œuvre les pratiques conformes aux règles de l’art pour assurer la sécurité des données.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD), la présente politique a pour objectif de vous expliquer de manière claire et transparente les conditions dans lesquelles nous collectons et traitons vos données personnelles.

Elle s’applique aux données personnelles collectées sur l’ensemble de nos applications, ainsi que nos sites Internet publics.

Elle concerne à la fois :

• les Données Personnnelles des Utilisateurs
• les Données Personnnelles des Intérimaires
• Les Données Personnnelles des personnes qui entrent en contact avec nous via nos sites Internet

Le terme « Utilisateur » fait référence à toute personne physique disposant d’un compte utilisateur sur le portail EU ou le portail ETT de la plateforme PEOPULSE.

Le terme « Intérimaire » fait référence à toute personne physique, intérimaire ou candidat à une mission d’intérim, au sein d’une entreprise de travail temporaire.

3. Quelles sont les Données Personnelles que nous pouvons être amenés à collecter et à traiter ?

Pour les Utilisateurs, nous traitons les Données Personnelles suivantes :

• Données d’identification : Nom, prénom, email, téléphone, justificatif d’identité.

Pour les Intérimaires, nous traitons les Données Personnelles que les EU et ETT collectent auprès des personnes et nous transmettent ensuite pour assurer leur gestion :

• Données d’identification : Nom, prénom, sexe, email, téléphone, adresse complète de résidence, date de naissance, lieu de naissance, pays de naissance, nationalité, CV, justificatif d’identité.
• Informations d’ordre économique et financier : salaire
• Données de santé : statut RQTH

Par ailleurs, nous collectons des Données Personnelles des Utilisateurs et Intérimaires sur l’utilisation de notre outil à des fins de statistiques et d’améliorations de nos outils ou de gestion de votre session :

• Données de connexion : identifiant, adresse IP, navigateur

Enfin, nous sommes amenés à traiter les Données Personnelles des personnes qui nous contactent sur nos sites Internet publics :

• Données d’identification : Civilité, nom, prénom, email, téléphone, fonction, entreprise.

4. Sur quel fondement juridique sont collectées ces Données Personnelles et par quel(s) moyen(s) ?

Conformément à la règlementation européenne en vigueur, les traitements que nous faisons des Données Personnelles reposent sur la poursuite de nos intérêts légitimes, sous réserve de ne pas affecter les intérêts et droits fondamentaux des personnes concernées par les traitements.

Les Données Personnelles des Utilisateurs et Intérimaires sont collectées par nos clients et nous sont ensuite confiées pour assurer leur gestion. Nous pouvons également utiliser des systèmes et processus automatisées ou semi-automatisés pour assurer un meilleur niveau de service.

Les Données Personnelles des personnes qui nous contactent sur nos sites Internet publics sont collectées directement via des formulaires de contact.

5. A quelles fins traitons-nous les Données Personnelles ?

Nous traitons les Données Personnelles des Utilisateurs et Intérimaires dans le cadre de nos activités et de l’exécution des services que nous proposons, aux fins de :

• Fournir un service personnalisé ;
• Délivrer nos services conformément à nos engagements envers nos clients EU et ETT
• Développer, améliorer et sécuriser nos systèmes/processus ;
• Assurer un service d’assistance, évaluer la satisfaction et notre niveau de service ;
• A des fins de communication, notamment pour informer des actualités ;
• Satisfaire à l’ensemble de nos obligations légales, règlementaires et conventionnelles ;
• Répondre à des besoins d’ordre juridiques ou coopérer avec les autorités.

Par ailleurs, nous traitons les Données Personnelles des personnes qui nous contactent via nos sites Internet afin d’assurer le suivi commercial ou mener des études et statistiques internes.

6. Qui est responsable du traitement des Données Personnelles ?

Nous sommes sous-traitants pour les Données Personnelles des Utilisateurs et Intérimaires dont nos clients ETT et EU sont les responsables des traitements. Leurs Utilisateurs ayant un rôle d’administrateur de la plateforme gèrent les comptes utilisateurs et ont accès aux fonctionnalités nécessaires pour procéder à la suppression des données.

Nous sommes responsables du traitement pour les Données Personnelles des personnes qui nous contactent via nos sites internet.

A qui les Données Personnelles peuvent-elles être communiquées ? Peut-il y avoir des transferts hors de l’Union Européenne ?

Dans le cadre des traitements présentés ci-dessus, nous pouvons communiquer les Données à des tiers.

Ces tiers peuvent se trouver en France, au sein de l’Union Européenne ou en dehors de l’Union Européenne pour certains traitements bien précis, comme les envois d’emails automatisés depuis la plateforme.

Les transferts hors Union Européenne respectent strictement la réglementation applicable et sont effectués soit vers un pays reconnu comme « à protection adéquate » par la Commission Européenne, soit dans le cadre de clauses contractuelles type adoptées par la Commission Européenne, soit sous couvert de règles d’entreprise contraignantes.

Nous nous efforçons d’assurer la protection des Données Personnelles en toutes circonstances, aussi nous rappelons que ces données peuvent faire l’objet d’un transfert dans les cas et aux conditions ci-après détaillées. Les Données peuvent être transférées en interne, au personnel habilité de nos services. Tous nos collaborateurs sont soumis à une obligation de confidentialité.

Les Données peuvent être transférées à nos filiales. Nous veillons à ce que toutes nos filiales garantissent un niveau de protection identiques des données personnelles.

Les Données peuvent être transférées à certains de nos partenaires opérant au sein de l’Union Européenne ou en dehors, dans les conditions susvisées.

Les Données peuvent être transférées aux organismes de droit public ou privé dans les cas prévus par la loi ou aux autorités si nous disposons d’une raison légitime.

7. Combien de temps sont conservées vos Données Personnelles ?

Les Données Personnelles seront conservées pour une durée strictement nécessaire à l’exécution de nos obligations et le temps nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles les Données ont été recueillies, conformément à la règlementation applicable.

Les Données Personnelles des Utilisateurs et Intérimaires sont conservées selon les instructions de nos clients ETT et EU qui sont responsables du traitement et déterminent eux-mêmes la durée de conservation de ces données, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit nécessaire en raison d’une exigence légale, y compris la nécessité d’engager une action en justice ou de s’en défendre.

Les Données Personnelles des personnes qui nous contactent via nos sites internet sont conservées pour une durée de 5 ans.

8. De quels droits bénéficient les personnes concernées sur leurs Données et comment exercer ces droits ?

Conformément à la règlementation en vigueur, les personnes concernées par les traitements disposent d’un droit d’accès aux Données Personnelles, du droit à l’effacement des Données, ainsi que d’un droit de rectification, d’opposition et de limitation.

Si vous êtes un Utilisateur ou un Intérimaire, il convient de s’adresser directement à l’Entreprise Utilisatrice ou l’Entreprise de Travail Temporaire afin qu’elle effectue les démarches nécessaires en tant que responsable de traitement.

Sinon, pour l’exercice de ces droits, il convient d’adresser un email à dpo@peopulse.com.

Nous nous réservons le droit, à l’occasion de l’exercice de l’un des droits susvisés, de procéder à une vérification de votre identité.

Les contacts/interlocuteurs ont également la possibilité d’introduire une réclamation relative au traitement des Données Personnelles auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) – www.cnil.fr – 3, place de Fontenoy, 75007 Paris.

9. Mises à jour de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente politique de gestion des données personnelles. Il conviendra de s’y référer dès que nécessaire et de vérifier régulièrement si des modifications ont pu y être apportées (date d’entrée en vigueur sur la première page).